Tâm lý học nhà thầu

Trước khi bắt đầu bài viết, Hải muốn lưu ý rằng đấu thầu và quản lý dự án là lĩnh vực cực kỳ rộng. Mỗi người tham gia dự án đều đứng ở một vị trí khác nhau nên sẽ nhìn thấy những vấn đề khác nhau. Một chủ đầu tư sẽ có góc nhìn khác nhà thầu. Một kỹ sư hiện trường sẽ có góc nhìn khác đơn vị thiết kế. Một công nhân sẽ có góc nhìn khác người quản lý dự án. Vì vậy, bài viết chỉ là một góc nhìn của Hải dưới lăng kính tâm lý học và lý thuyết trò chơi.

Nếu anh em đang làm trong ngành xây dựng, đấu thầu, quản lý dự án hoặc có trải nghiệm thực tế khác với những gì được đề cập trong bài viết, Hải rất mong nhận được email góp ý, phản biện hoặc bổ sung góc nhìn. Mục tiêu của blog không phải là phân định ai đúng ai sai, mà là cùng nhau hiểu rõ hơn vì sao những vấn đề như đội vốn hay chậm tiến độ lại liên tục xuất hiện trong các dự án lớn.

Lý thuyết trò chơi của những bên tham gia dự án

Để hiểu vì sao các dự án thường đội vốn, chậm tiến độ hoặc phát sinh tranh chấp, trước tiên cần hiểu dự án thực chất là một môi trường có rất nhiều người chơi tham gia. Mỗi người chơi bước vào dự án với mục tiêu riêng, chịu áp lực riêng. Mỗi bên được thưởng vì kết quả đạt được và bị phạt vì gây ra hậu quả nào đó.

Một điều chắc chắn là không có người chơi nào muốn dự án thất bại. Nhưng mỗi người lại đang tối ưu cho một mục tiêu khác nhau. Chủ đầu tư muốn hiệu quả vốn. Nhà thầu muốn lợi nhuận. Tư vấn muốn tránh sai sót. Giám sát muốn tránh trách nhiệm. Nhà cung cấp muốn tăng doanh số. Cơ quan quản lý muốn giảm rủi ro. Công nhân muốn ổn định thu nhập và an toàn. Khi tất cả cùng hành động hợp lý theo lợi ích riêng, dự án có thể xuất hiện những hiện tượng như chậm tiến độ, đội vốn, tranh chấp hợp đồng hoặc phát sinh thủ tục. Đó chính là góc nhìn của lý thuyết trò chơi trong quản lý dự án.

Tâm lý học nhà thầu

Nhà thầu là một trong những nghề nghiệp có môi trường tâm lý đặc biệt nhất. Họ phải làm việc trong một hệ thống mà gần như mọi biến số đều có thể nằm ngoài tầm kiểm soát. Một nhà thầu có thể rất giỏi nhưng vẫn gặp khó khăn nếu giá vật liệu tăng đột biến, chủ đầu tư chậm thanh toán hoặc những yếu tố khác từ thay đổi thiết kế cho tới vấn đề công nhân và thủ tục pháp lý.

Nhà thầu luôn muốn tối ưu lợi ích kinh tế

Một sự thật không thể bàn cãi là mục tiêu thực sự của nhà thầu không phải là tốc độ mà là lợi nhuận. Nếu việc hoàn thành sớm giúp tăng lợi nhuận, họ sẽ muốn làm nhanh. Nếu việc kéo dài thời gian giúp giảm rủi ro hoặc tăng lợi nhuận, họ có thể không quá vội vàng. Nói cách khác, nhà thầu không tối ưu tiến độ, nhà thầu tối ưu lợi ích kinh tế. Đó là lý do vì sao khi phân tích hành vi của nhà thầu, chúng ta cần nhìn vào hợp đồng thay vì chỉ nhìn vào lời họ nói. Nếu một hợp đồng quy định rõ mức phạt khi chậm tiến độ, nhà thầu sẽ có động lực rất lớn để đẩy nhanh công việc. Ngược lại, nếu hợp đồng cho phép điều chỉnh giá, phát sinh khối lượng hoặc gia hạn thời gian trong nhiều trường hợp khác nhau, động lực kinh tế sẽ thay đổi.

Trước khi đấu thầu, điều nhà thầu quan tâm là trúng thầu. Sau khi đấu thầu, thứ họ quan tâm là tiền mang về. Và tất nhiên, họ có thể không phải là nhà thầu duy nhất tham gia. Vì thế dưới góc độ của nhà thầu, nhiều khi nhà thầu biết giá đó có thể lỗ, nhưng tâm lý "phải trúng thầu bằng mọi giá để nuôi bộ máy" ép họ phải chấp nhận giá thấp, rồi sau đó tìm cách "xoay" bằng hồ sơ phát sinh hoặc kéo dài tiến độ sau để thu những khoản khác bù lại.

Không gì là chắc chắn

Phần lớn mọi người thích một công việc có quy trình rõ ràng từ việc hôm nay làm gì, cuối tháng nhận bao nhiêu tiền và kế hoạch năm sau có những gì. Nhưng nhà thầu thì ngược lại. Họ thường xuyên phải đưa ra quyết định khi chưa có đủ thông tin. Ký hợp đồng hôm nay nhưng không ai chắc chắn giá thép sau sáu tháng sẽ như thế nào. Họ tuyển hàng trăm công nhân nhưng không chắc tiến độ giải phóng mặt bằng có đúng kế hoạch hay không. Những người không chịu áp lực khi gặp những sự việc xảy ra bất ngờ thường không thể gắn bó lâu nghề này.

Tất cả đều là chi phí cơ hội

Khi người bình thường thấy một ngày trì hoãn, họ chỉ thấy một ngày. Còn nhà thầu sẽ nhìn thấy các chi phí phát sinh từ tiền thuê máy móc, tiền lương công nhân xây dựng, chi phí quản lý công trường cho tới tiền lãi vay. Mỗi ngày chậm tiến độ đều có giá của nó. Có một sự thật là nhà thầu không sợ lỗ bằng sợ hết tiền mặt. Một công trình có thể lãi trên giấy tờ. Nhưng nếu tiền về quá chậm, nhà thầu có thể không đủ tiền để trả lương, thanh toán nhà cung cấp và trả nợ ngân hàng. Nhiều doanh nghiệp xây dựng phá sản không phải vì không có lợi nhuận, mà vì dòng tiền đứt gãy trước khi lợi nhuận xuất hiện.

Nhà thầu rất thực tế

Nhà thầu thường e dè bản vẽ đẹp, PowerPoint xịn, báo cáo trên giấy hoàn hảo nhưng công trường thì không. Bởi nhà thầu sống trong thế giới của bùn đất, tiếng máy móc, nắng mưa thất thường, công nhân thấm mồ hôi và tiếng xe chở vật tư. Họ trưởng thành từ thực chiến nhiều hơn là lý thuyết. Đó là lý do nhiều nhà thầu có xu hướng hoài nghi những kế hoạch quá hoàn hảo.

Một nghịch lý phổ biến là người lập kế hoạch ban đầu thường không phải người trực tiếp thi công. Kế hoạch trên giấy có thể rất đẹp nhưng công trường mới là nơi phải đối mặt với địa chất, thời tiết và con người. Khoảng cách giữa phòng họp và công trường chính là lý do rất nhiều chi phí phát sinh ra đời.

Vì sao các dự án thường đội vốn và chậm tiến độ?

Nếu nhìn từ bên ngoài, nhiều người sẽ cho rằng dự án chậm tiến độ hoặc đội vốn là do quản lý yếu kém. Điều đó có thể đúng, nhưng chưa phải tất cả. Thực tế, rất nhiều dự án trên thế giới, từ đường sắt, sân bay, nhà máy cho tới các dự án phần mềm đều gặp tình trạng tương tự. Đây không chỉ là vấn đề quản lý mà còn là vấn đề về mối quan hệ giữa tâm lý con người và sự phức tạp của các dự án lớn.

Con người thường không đủ khả năng để thấy hết phần khó công việc

Trước khi bắt đầu, hầu hết mọi người đều nhìn thấy phần dễ của dự án. Bản thiết kế đã có, nguồn vốn đã được phê duyệt, nhà thầu đã được lựa chọn. Mọi thứ dường như đã sẵn sàng. Nhưng khi triển khai thực tế, vô số vấn đề mới bắt đầu xuất hiện. Địa chất khác với khảo sát, giá vật liệu thay đổi, thiết kế phải điều chỉnh, nhân sự chủ chốt nghỉ việc, thủ tục pháp lý phát sinh. Con người thường lập kế hoạch dựa trên kịch bản thuận lợi thay vì kịch bản thực tế. Vì thế khi có vấn đề phát sinh, nếu không có kế hoạch dự phòng thì chắc chắn sẽ chậm tiến độ.

Thời gian hoàn thành tiến độ là thời gian của bên chậm nhất

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất về các dự án lớn là cho rằng nếu tất cả các bên đều làm việc chăm chỉ thì dự án sẽ hoàn thành nhanh. Thực tế không đơn giản như vậy. Trong một dự án, các công việc thường phụ thuộc lẫn nhau. Hạng mục phía sau chỉ có thể bắt đầu khi hạng mục phía trước hoàn thành. Điều này khiến tiến độ của toàn bộ dự án thường được quyết định bởi mắt xích chậm nhất chứ không phải mắt xích nhanh nhất.

Một nhà thầu có thể huy động hàng nghìn công nhân, hàng trăm máy móc và sẵn sàng thi công 24/7. Nhưng nếu mặt bằng chưa được bàn giao thì họ vẫn phải chờ. Một đội thi công có thể hoàn thành phần kết cấu đúng hạn, nhưng nếu thiết bị nhập khẩu chưa về thì công trình vẫn chưa thể vận hành. Một tuyến đường có thể xây xong từ lâu, nhưng nếu cây cầu kết nối chưa xong thì người dân vẫn chưa thể sử dụng. Đó là lý do trong các dự án lớn, việc tăng tốc một hạng mục không đồng nghĩa với việc tăng tốc toàn bộ dự án.

Từ góc độ tâm lý nhà thầu, điều này tạo ra một áp lực với nhà thầu. Họ thường không chỉ quản lý công việc của mình mà còn phải liên tục theo dõi những điểm nghẽn nằm ngoài phạm vi kiểm soát trực tiếp. Bởi dù làm tốt đến đâu, họ vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi sự chậm trễ của một bên khác. Đây cũng là nguyên nhân khiến nhiều nhà thầu phản ứng với một hồ sơ bị chậm ký vài ngày, một lô vật tư bị giao muộn một tuần, một hạng mục bị bàn giao trễ vài tuần. Những sự chậm trễ đó có thể tạo ra hiệu ứng domino làm ảnh hưởng đến hàng chục đầu việc phía sau.

Tiến độ càng kéo dài thì chi phí càng tăng

Một dự án kéo dài tất nhiên sẽ đội thêm chi phí nhân công, chi phí quản lý, chi phí thuê máy móc, chi phí lãi vay và lạm phát giá vật tư. Và mối quan hệ vòng lặp sẽ tiếp diễn. Khi thiếu vốn, tiến độ dự án phải kéo dài do chờ giải ngân. Khi tiến độ dự án kéo dài, tất nhiên vốn sẽ đội lên do chi phí. Và khi bị đội vốn, phần giải ngân trước đó bỗng trở nên bị thiếu dẫn đến tiếp tục chờ giải ngân. Từ đó xuất hiện vòng lặp thiếu vốn -> chờ giải ngân -> chậm tiến độ -> tăng chi phí quản lý -> đội vốn -> thiếu vốn...

Kết

Thoạt nhìn, nhiều người cho rằng một dự án chậm tiến độ hoặc đội vốn là kết quả của sự yếu kém trong quản lý hoặc một cá nhân nào đó làm sai. Tất nhiên điều đó có thể xảy ra và hoàn toàn hợp lý nếu nhìn từ bên ngoài vào. Nhưng khi nhìn dưới góc độ tâm lý học và lý thuyết trò chơi, câu chuyện thường phức tạp hơn rất nhiều. Bởi một dự án là nơi rất nhiều bên cùng tham gia, cùng hợp tác nhưng không giống nhau hoàn toàn về lợi ích. Mỗi quyết định được đưa ra đều là kết quả của những động lực kinh tế, những ràng buộc thực tế và những áp lực mà mỗi bên đang phải đối mặt.

Vì vậy, thay vì nhìn dự án như một bài toán kỹ thuật đơn thuần, chúng ta nên nhìn nó như một hệ thống gồm nhiều người chơi đang cố gắng tối ưu cho mục tiêu của riêng mình. Đó cũng là lý do vì sao những hiện tượng như chậm tiến độ, đội vốn hay tranh chấp hợp đồng không chỉ xuất hiện ở một dự án, một doanh nghiệp hay một quốc gia. Chúng xuất hiện ở hầu hết các dự án lớn trên thế giới. Công trình được xây bằng bê tông, thép và máy móc. Nhưng tiến độ của công trình lại được quyết định bởi con người.

Bài viết này chủ yếu được nhìn dưới lăng kính tâm lý học, kinh tế học và lý thuyết trò chơi. Hải hiểu rằng thực tế ngoài công trường luôn phức tạp hơn rất nhiều so với những gì có thể trình bày trong một bài blog. Nên nếu anh em đang làm trong lĩnh vực xây dựng, đấu thầu, quản lý dự án, giám sát, thiết kế hoặc từng tham gia các dự án lớn, Hải rất mong nhận được những góp ý, phản biện hoặc góc nhìn khác của anh em qua email nguyenquyhai2002@gmail.com.